Continuïteit en coronamaatregelen: hoe wij aan het werk blijven

Update 13 maart 2020

Online aanwezigheid is niet meer weg te denken uit het huidige economische landschap. Als TransIP realiseren wij ons dan ook dat een website of online applicatie voor veel van onze klanten een business-critical resource is. Des te meer reden om veel aandacht te schenken aan het onderhouden en het continu verbeteren van ons Business Continuity Plan (BCP). Hiermee blijft de werking van onze diensten gewaarborgd en voorkomen we dat jouw online activiteiten gevaar lopen.

De recente uitbraak van het coronavirus in Nederland is aanleiding geweest om met een frisse blik door het BCP te gaan en het op enkele punten te herzien. In tegenstelling tot andere dreigingen die onze continuïteit in gevaar brengen, liggen de zaken bij een virusuitbraak namelijk net iets anders. De focus ligt niet meer zozeer op het zo snel mogelijk herbouwen van de situatie vóór een noodgeval, zoals bij de uitval van een datacenter. De kans dat zoiets gebeurt, is sowieso al klein en als het gebeurt, kan binnen afzienbare tijd de ‘normale’ situatie binnen een datacenter up & running zijn.

Een virusuitbraak is aan de andere kant minder makkelijk te controleren. Ten eerste is het moeilijker te detecteren dan andere dreigingen. Onze befaamde zwaailichten, waarmee menig developer een haat-liefdeverhouding heeft, zijn tenslotte ingesteld op digitale systemen en niet op mensen. Met een incubatietijd van gemiddeld 5 dagen duurt het dus wel even voordat er überhaupt een dreiging bekend is. Daarnaast heeft een eventuele besmetting in de meeste gevallen een veel langdurigere impact op de organisatie, mede doordat externe factoren ook een rol spelen. Zo moeten we onder andere rekening houden met het volgende:

• Langdurige (fysieke) afwezigheid van collega’s.

• Een afname of misschien wel een toename in bestellingen.

• Problemen met levertijden van onderdelen zoals SSD’s.

• De belasting op resources van klanten (bijvoorbeeld een toename in traffic richting coronagerelateerde websites).

• Minder (externe) meetings.

• Beperkingen op het openbaar vervoer.

• Toegankelijkheid van derde diensten zoals betaalplatformen.

• Misbruik van de actualiteiten richting klanten, zoals malware betreffende het coronavirus.

Een quick fix uit de mouw schudden zal voor de bovenstaande punten helaas geen optie zijn. Volgens het rapport van strategisch adviesbureau McKinsey kan het coronavirus in een worstcasescenario zelfs economische impact hebben tot in Q3 van dit jaar.

Onze focus ligt dan ook niet op het herbouwen van acute situaties, maar meer op het voorkomen/uitstellen van eventuele dreigingen en het anticiperen op de langdurige effecten ervan.

Wat voor stappen hebben wij naar aanleiding hiervan genomen?

Business Continuity Team

Om zo snel mogelijk te handelen op nieuwe berichten en deze effectief over te brengen, is centralisatie in de vorm van een speciaal Business Continuity Team een must-have. Dit team bestaat uit specialisten uit diverse disciplines die snelle besluitvorming en communicatie mogelijk maken. 

Belangrijke rollen zijn: 

• Een HR-professional in de rol van director, die door zijn uitgebreide kennis van en band met de organisatie ervoor zorgt dat alle operationele stappen snel uitgevoerd worden.

• De Prevention Officer, die het team adviseert over de te nemen maatregelen dankzij zijn kennis over noodsituaties op de werkvloer.

• Een communicatiespecialist, die ervoor zorgt dat alle besluiten helder gecommuniceerd worden richting de organisatie en klanten.

• Last but not least, de Business Continuity Officer: degene die het BCP onderhoudt en inmiddels kan dromen.

Informatiewinning gaat via de gangbare kanalen zoals de websites van het RIVM en de WHO, maar ook via nieuwsoutlets en verschillende datasets. Een interessante verzameling aan data is bijvoorbeeld te vinden in het Coronavirus Tech Handbook. Daarnaast staat het team in nauw contact met andere team.blue-leden en hardwareleveranciers om op de hoogte te blijven van regionaal nieuws en actuele levertijden. 

Preventief handelen

Maatregelen gericht op het voorkomen dan wel uitstellen van besmettingen binnen de organisatie bestaan grotendeels uit de geldende richtlijnen betreffende hygiëne en het faciliteren hierin. Denk bijvoorbeeld aan habit building door hand sanitisers op strategische plekken op het kantoor te plaatsen. Maar ook de kleine beetjes helpen: snoep zonder verpakking blijft daarom voorlopig uit de snoeppotten.

Uiteraard zullen de te nemen voorzorgsmaatregelen proportioneel moeten zijn. Medewerkers van team.blue-vestigingen in Eindhoven zijn bijvoorbeeld verzocht om de komende tijd thuis te gaan werken. Voor TransIP’ers in Leiden geldt dit nog niet, aangezien Leiden op het moment van schrijven een minder groot risicogebied is. Wel hebben we bij TransIP alvast de opdracht gegeven om elke dag de laptop en oplader mee naar huis te nemen voor het geval een soortgelijk besluit als in Eindhoven volgt. Doordat het kantoor standaard al remote is ingericht, zal een dergelijke maatregel naar verwachting geen gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering. Een VPN-verbinding is bijvoorbeeld altijd vereist, vrijwel alle afdelingen zijn papierloos ingericht en er is veel aandacht geschonken aan het faciliteren van conference calls in verband met flexwerkers.

Continuïteit waarborgen met Core Teams en voorraadbeheer

Naast het Business Continuity Team speelt het Core Team ook een belangrijke rol binnen het BCP. Dit team bestaat uit het minimale aantal mensen die nodig zijn om het bedrijf draaiende te houden, ongeacht de situatie. Bij voorkeur zijn dit zo min mogelijk mensen om de kans op besmetting zo laag mogelijk te houden en mobiliteit te vergemakkelijken. Belangrijke rollen binnen dit team zijn bijvoorbeeld een Senior Sysadmin, Support Lead, Senior Technical Officer, Security Officer en een communicatie- en HR-specialist. Betreffende deze collega’s wordt er een extra oogje in het zeil gehouden. Dit zou kunnen betekenen dat ze voortijdig naar huis worden gestuurd of voorlopig even geen meetings mogen bijwonen.

Naast het Core Team spelen onze hardwareleveranciers een even belangrijke rol voor het waarborgen van de continuïteit. Vooral harde schijven en SSD’s zijn componenten die regelmatig aan vervanging toe zijn binnen onze branche. Gelukkig houden we standaard al rekening met vertraagde leveringen en staan we in direct contact met onze leveranciers. Uit recent contact blijkt in ieder geval voor nu geen reden tot zorg.

Met de bovenstaande maatregelen hebben we voorlopig de continuïteit van onze diensten veiliggesteld. Uiteraard houden we de actualiteiten nauwlettend in de gaten en zullen we verdergaande maatregelen treffen indien dit nodig is. We hopen jou als klant met dit bericht enigszins gerust te hebben gesteld en zullen je op de hoogte houden van de stand van zaken via updates onderaan dit artikel.

Update 13 maart 2020:

Naar aanleiding van de nieuwe maatregelen die gisteren door de Rijksoverheid zijn aangekondigd, heeft TransIP besloten alle medewerkers per direct thuis te laten werken. Dankzij de reeds aanwezige infrastructuur waren onze medewerkers al voorbereid om effectief hun werkzaamheden uit te voeren vanuit een thuiswerksituatie. Zo gebruikten we al standaard bedrijfsbrede communicatiekanalen waardoor onze medewerkers gemakkelijk met elkaar in contact komen en blijven. Ook maakten we al regelmatig gebruik van remote tools om vergaderingen of één op één calls te houden. Deze tools zullen nu ook worden ingezet om doorgetrokken te worden naar teammeetings en contacten met partners en leveranciers. Hierdoor blijft TransIP volledig operationeel.

Omdat we anticiperen dat de situatie zich kan uitstrekken tot na 1 april, werkt ons Business Continuity Team aan plannen om ook minder kritieke bedrijfsprocessen op een goede manier remote te kunnen uitvoeren. Zo kunnen we het bedrijf ook op de langere termijn volledig operationeel houden.