Duurzame tips om met timemanagement je e-mail effectief te verwerken

E-mail is een handig online hulpmiddel. We gebruiken het om snel berichten te versturen, afspraken in te plannen en documenten te delen. Aan de andere kant slokt je overlopende inbox veel van je kostbare tijd op. Voor je het weet is je dag gevuld met het versturen en beantwoorden van e-mails waardoor je niet toekomt aan je belangrijke werkzaamheden. Hoe krijg je orde in de mailchaos?

Productiviteitskiller nummer 1: e-mailnotificaties

Richard Wolfe geeft via zijn bedrijf Email Handyman wereldwijd trainingen in timemanagement voor e-mail: het zo efficiënt mogelijk beheren van je inbox. Zo ook bij TransIP. Zijn eerste tip: schakel je notificaties uit. Door meldingen van socialmediakanalen, e-mailprogramma’s en apps zijn we namelijk altijd en overal op de hoogte van de laatste berichten. Praktisch, maar het zorgt er ook voor dat we minder productief zijn. “Stel dat ik bij de slager sta te wachten op mijn bestelling. Ik moet er niet aan denken dat elke keer wanneer het deurbelletje rinkelt en een nieuwe klant binnenkomt, hij stopt met mij te helpen en de nieuwe klant direct aandacht geeft. Zo gaan we wel te werk met onze nieuwe binnengekomen e-mails. Het leidt tot het schadelijke effect van task-switchen, het continu schakelen tussen taken zonder ze af te hebben.” De taken hopen zich op, maar de mails blijven binnenstromen. Met informatiestress tot gevolg.

Je voelt je een stuk vrijer zodra je de notificaties uitschakelt. Op dat moment besluit je namelijk dat je je niet meer laat leiden door aandachtvragende berichten. Je inbox wordt op die manier een plek waar je bewust naartoe gaat wanneer je zelf hebt bepaald dat je tijd hebt om je mails te lezen. “Vergeet vooral ook niet je mobiel, tablet of laptop. De vliegtuigmodus is daarvoor de ideale functie.”

Timemanagement voor e-mail met 4 actiemappen

Met het uitschakelen van de notificaties is de eerste stap genomen, maar het zorgt nog niet voor een lege inbox. Daar heeft Richard een tweede tip voor: “Hou in je achterhoofd dat je inbox alleen dienstdoet als plek voor ongelezen e-mails. De grootste hoeveelheid van onze taken krijgen we per e-mail binnen. Taken die nu mijn aandacht verdienen, taken die wel een tijdje kunnen wachten en taken waar anderen mee bezig zijn. Als we dit op een grote hoop laten liggen, verliezen we het overzicht.”

Wanneer je inbox alleen ongelezen mails mag bevatten, zal ‘de rest’ dus ergens anders moeten worden ondergebracht. Hiervoor is het handig om te werken met 4 actiemappen. De mappen gaan ervoor zorgen dat je effectief je mails verwerkt. Ze zijn namelijk niet ingericht op inhoud, maar op hoe snel je e-mails moet beantwoorden. “Vandaar de term ‘actiemappen’ om deze taken op te splitsen. Daarbij vangen we met de actiemappen twee vliegen in één klap. Je taak staat op de juiste plek en je inbox is in no-time leeg.”

De 4 actiemappen:

1. Doen deze week Deze map dient als to-dolijst. Je slaat hier alle mails in op die belangrijk zijn om op korte termijn af te handelen. Dus ook mails die vandaag moeten worden afgehandeld!
2. Later/Misschien Hier stal je de minder dringende mails om er later opnieuw naar te kijken: berichten die volgende week afgehandeld kunnen worden, of misschien zelfs nog verder in de toekomst.
3. Wachten op In deze map bewaar je mails waar je in afwachting bent van een antwoord van iemand anders en dus pas in een later stadium actie op kunt ondernemen.
4. Bewaren Hier verzamel je alle mails die geen of niet direct actie vereisen, maar die je wilt bewaren om later misschien nog eens terug te lezen. Deze map fungeert als archief, naast je standaardmappen voor verzonden en verwijderde berichten. Je hoeft niet oneindig in de map ‘Bewaren’ te scrollen om op zoek te gaan naar een klant- of projectmail van een aantal weken geleden. Met de zoekfunctie uit het e-mailprogramma vind je oude mails altijd weer terug.

Dump je oude inbox-gewoontes in het ‘Zolderarchief’

De 4 mappen staan nu, maar je inbox is nog steeds vol. Ben je nog wat huiverig om van de een op de andere dag van inbox-structuur te veranderen? “We zijn gewoontedieren en dus gehecht aan een bepaalde tactiek zoals projecten of klanten in verschillende submapjes te verzamelen. Daarnaast moedigen e-mailprogramma’s aan om een taak te markeren met een vlaggetje. Zelf zette ik de mails weer op ongelezen”, vertelt Richard. Om die routine te doorbreken, moet je ergens beginnen. Dat is bij een map genaamd Zolderarchief. Richard: “Het is simpelweg een opruimplek voor je oude mappen. Op die manier hoef je geen tijd te steken in het sorteren van de mails en zorg je ervoor dat je inbox direct leeg is. Daarbij, mocht deze timemanagement-aanpak je toch niet liggen, dan kun je altijd nog terug.”

Urgente e-mail bestaat niet in timemanagementland

Yes! Je inbox is leeg en de notificaties staan uit. Om te voorkomen dat je angstvallig elke 5 minuten je inbox checkt op belangrijke binnengekomen mails omdat de notificaties uitstaan, heeft Richard een tip. “Er bestaan geen urgente mails. Van mij mag dat pontificaal op de muur of ingesteld worden als screensaver. De uitzonderingen zijn (klant)mails naar bijvoorbeeld helpdesk@paniek.com, waarachter een team zit dat ervoor zorgt dat alle urgenties goed opgepikt worden. Maar als mijn zoontje op het schoolplein uit de boom valt en zijn been breekt, gaat de juf mij echt niet mailen dat ik naar het ziekenhuis moet komen!”

Hebben mensen je echt nodig, dan zullen ze je bellen of naar je toe komen. Je hoeft dus niet bang te zijn dat je belangrijke berichten mist of onbereikbaar bent voor collega’s en klanten. Dat betekent dat je niet meer om de haverklap naar je inbox hoeft te kijken. “Besef dat je productiviteit niet stijgt van vaker checken, maar juist van taken afmaken. Zorg voor regelmaat en neem jezelf voor dat je bijvoorbeeld 4 keer per dag je inbox checkt.” De regelmaat om op een vast tijdstip je mail te controleren, staat gelijk aan rust. Rust zorgt er weer voor dat je je kunt focussen op de taak waar je mee bezig bent. Rust, reinheid, regelmaat dus.

Verwerk je e-mail in recordtempo

Het is zover: het vaste tijdstip om je inbox te checken is aangebroken. “Om de stroom e-mails het hoofd te bieden, is het belangrijk om je inbox in één keer te legen wanneer je deze opent. Ik noem dat Speedmailing. Dit is een Jip- en Jannekeversie geformuleerd uit meerdere timemanagementmethoden zoals Getting Things Done van David Allen, Inbox Zero van Merlin Mann en zelfs The Four Hour Workweek van Tim Ferriss. Via deze methode wordt e-mailverwerking een snel en simpel proces”, stelt Richard.

De 3 versimpelde regels:

1. Verwerk e-mails van boven naar beneden Begin bovenaan je inbox met de meest recente mail en verwerk alle mails een voor een. Scan niet op belangrijke berichten, daar heb je de actiemappenstructuur voor aangemaakt. Lees bericht na bericht, zodat alle mails aan bod komen en je inbox in een mum van tijd niets meer dan een blanco veld is.
2. Hou je aan de 2-minutenregel Wanneer je je inbox aan het legen bent, stelt de 2-minutenregel dat je kleine taken die minder dan 2 minuten in beslag nemen, direct uitvoert. Dit lijkt op task-switchen, maar de ervaring leert dat je op deze manier efficiënter bent. Zo hou je minder berichten over in je actiemap en hoef je je later op de dag niet nog een keer in die kleine taak te verdiepen. Bovendien heb je ondanks die kleine taken alsnog in rap tempo je inbox leeggemaakt.
3. Doorloop wekelijks alle actiemappen Met het verplaatsen van mails naar de actiemappen is je inbox eindelijk leeg. Maar je hebt de berichten nu nog niet allemaal verwerkt. Richard: “Een terugkomende controle moet je ervoor behoeden dat de actiemappen gaan uitpuilen. Plan wekelijks een moment in om de berichten in de mappen te behandelen. Dit helpt je met het opnieuw prioriteren van je taken en het spotten van dingen die anders tussen de vingers doorglippen. Zo hou je overzicht op je to-dolijst en vergeet je niet om mails te verwerken.”

Hallo focus, welkom terug!

Met de nieuwe mappenstructuur en verwerkingsmethode leer je jezelf de gewoonte aan om met timemanagement snel je e-mail te organiseren en beslissingen te maken over de ontvangen berichten. “Mail is een noodzakelijk component van ons werk, maar het is ook een bijzaak. Deze methode helpt je beter te focussen op de hoofdzaak, namelijk jouw werk, passies en leven binnen en buiten werkuren om”, aldus Richard. Zo is e-mailen geen belemmering meer, maar een hulpmiddel om snel te communiceren, tijd te besparen en het overzicht te behouden op wat er van je verlangd wordt. Met elke dag 0 e-mails in je inbox, is je werkfocus weer terug van weggeweest.

Volledig de baas zijn over je inbox? Kies dan voor een uniek zelfgekozen e-mailadres dat past bij wie je bent en wat je doet.

Kies jouw e-mail